Es passiert oft unbewusst. Beim ersten E-Mail-Kontakt feilt man noch an der Anrede und dem perfekten Abschiedsgruss – im weiteren Verlauf schwindet der Blick für Details dann zunehmend. In Zeiten, in denen man auch geschäftliche E-Mails auf dem Smartphone tippt, ist Schnelligkeit oft wichtiger als die Schreibweise.
Dabei haben E-Mails eine immense Auswirkung auf andere. Eine aktuelle Studie zeigt, dass sich jeder Dritte am Arbeitsplatz durch zu viele E-Mails gestresst fühlt. Und dass man entspannter und fokussierter arbeitet, wenn man seine geschäftlichen E-Mails möglichst wenig abruft. Das hat natürlich weniger mit dem Inhalt, als mit dem stetigen Unterbrechen der Arbeit zu tun. Trotzdem: Wäre es nicht schön, wenn zumindest das Lesen der E-Mails zu einer angenehmeren Angelegenheit werden würde?
Das geht tatsächlich. Zumindest können Sie damit anfangen, andere weniger zu stressen. Und nein, dafür müssen Sie nicht bei jeder E-Mail einen motivierenden Kalenderspruch von Konfuzius einfügen. Vielmehr möchte ich mit den folgenden Punkten zu mehr Achtsamkeit beim Schreiben aufrufen. Ihre Kollegen, Kunden und Vorgesetzten werden es Ihnen danken. Und hoffentlich nachmachen.
1. Kurz bedeutet nicht unfreundlich
Im Alltag: Für lange E-Mails hat niemand Zeit. Entweder überfliegt man sie halbherzig oder schiebt die Angelegenheit auf später. Später ist aber oft dann, wenn man schon wieder etwas anderes, meist Feierabend, machen möchte. Stressig.
Die Lösung: Schreiben Sie kurze Sätze. Sie wirken dadurch nicht unfreundlich. Der Empfänger braucht oft weniger Hintergrundinformationen, als Sie glauben. Damit vermeiden Sie nicht nur, dass der Empfänger sich durch zu viel Text erschlagen fühlt – sondern auch, dass um den heissen Brei geredet wird. Bingo!
2. Kannst du mal eben
Im Alltag: In Gesprächen benutzt man Floskeln oft, ohne sie zu bemerken. Aus Höflichkeit. In E-Mails sorgen sie beim Empfänger aber für Verwirrung oder Stress – oder beides.
Die Lösung: Aussagen wie «Kannst du mal eben», «mal kurz», «mal schnell» oder «ganz schnell» setzen den Empfänger indirekt unter Zeitdruck. Verzichten Sie darauf. Schlagen Sie lieber eine konkrete Zeit vor, wenn Ihr Anliegen tatsächlich eilt.
3. Müssen müssen
Im Alltag: «Wir müssen uns heute über Projekt X unterhalten.» – klingt ziemlich stressig, fast schon bedrohlich. Und falls Sie sich wirklich über das Projekt unterhalten müssen – müssen Sie heute Abend wirklich einkaufen? Das Buch fertig lesen? Beim Wort «müssen» läuten bei den meisten Menschen sofort alle Alarmglocken. Oft unnötig.
Die Lösung: Sätze wie «Wir unterhalten uns heute über das Projekt X.», «Ich gehe heute Abend einkaufen» und «Ich lese heute Abend das Buch fertig» wirken doch direkt viel freundlicher. Und dazu noch glaubwürdiger.
4. Die richtigen Zeichen setzen
Im Alltag: Sie lassen jeden Empfänger erschaudern und versprechen selten etwas Gutes: Fragezeichen und ihre Klone!!! Das Gleiche gilt für Ausrufezeichen.
Die Lösung: Keine Frage, ist sie auch noch so dringend, braucht mehrere Fragezeichen. Eins genügt. Auch bei Ausrufezeichen. Noch besser wäre ein Punkt. Ehrlich.
5. Höchste Priorität
Im Alltag: Mit einem knallroten Ausrufezeichen versehene E-Mails stechen ins Auge. Gleichzeitig setzen Sie den Empfänger damit aber auch unter Zugzwang. Dankbar ist man für diesen uncharmanten Hinweis wohl selten.
Die Lösung: Schreiben Sie einen richtig guten Betreff. Das sollte bereits reichen, um die nötige Aufmerksamkeit zu bekommen.
Weitere Surftipps:
Auch Steve Jobs war für seine kurzen E-Mails bekannt. Mit «Stevemail» kamen seine legendärsten Antworten sogar einem eigenen Tumblr. Der Designer Mike Davidson ist der Überzeugung, dass eine E-Mail nie länger als eine SMS sein sollte. Er gilt als Begründer der «5-Sätze-Regel» und konzipierte dafür eine Signatur.
Mehr zu Verhaltensregeln im E-Mail-Verkehr finden Sie hier und hier.