Der Knigge für E-Mail-Grussformeln

Knigge_Freiherr

Richtige Umgangsformen im Mailverkehr sollten sich inzwischen durchgesetzt haben. Jedoch nicht durchgehend. Darum gibt es hier einen Kurzüberblick.

Sie schreiben jemandem eine geschäftliche E-Mail und wissen nicht so recht, wie Sie diese Person ansprechen sollen? Schreiben Sie «Sehr geehrter Herr Mustermann»? Oder würden Sie «Hallo Herr Mustermann» sagen? Oder «Lieber Herr Mustermann»? «Guten Morgen»? Oder sogar «ohayogozaimasu»?

Die Situation bestimmt die Anrede

Letztere Grussform verwenden Sie wahrscheinlich nur, wenn Sie es mit Japan zu tun haben. Die anderen Anreden habe ich in zahlreichen E-Mails schon gesehen. Das heisst aber nicht, dass sie deswegen in Ordnung sind. Welche Anrede passt wann? Und wann nicht?

Ein kurzer Überblick:

Sehr geehrte/r:

Diese Form wirkt auf den ersten Blick altbacken und verstaubt. Muss sie aber nicht sein, je nach Empfänger hat diese Anrede ihre Berechtigung.

Guten Tag:

Das ist meine Lieblingsanrede. Sie ist neutral und doch freundlich (man wünscht ja einen guten Tag), nicht zu distanziert, aber auch nicht zu salopp. In der Schweiz eignet sich Grüezi auch sehr gut.

Hallo:

Geht gar nicht. Unpersönlich, fade und plump. Lassen Sie das.

Liebe/r:

Wenn Sie jemanden bereits ein paar Mal persönlich getroffen haben, geht diese Anrede auch. Sie müssen aber abschätzen können, wie sehr Ihr gegenüber diese Anrede mögen könnte. Hier sind Ihre Menschenkenntnisse gefragt.

Selbstverständlich folgt nach diesen Anreden immer der Name der Person.

Per E-Mail verabschieden

Zum Abschied reicht im Normallfall ein «Freundliche Grüsse». Das ist neutral, nicht zu kalt und ausreichend. Wenn Sie etwas Wärme ins Spiel bringen möchten, so können Sie sich auch mit «Beste Grüsse» verabschieden. Mehr dazu im Knigge für Abschiedsgrüsse. Für den Fall, dass Sie bei Supertext arbeiten, haben Sie es noch einfacher.

 

Supergrüsse
Mauro Werlen

 

Mehr zum Thema Grussformeln und Verhaltensregeln im E-Mail-Verkehr finden Sie hier und hier.

Bild: Freiherr von Knigge auf Wikimedia Commons (gemeinfrei)



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24 Kommentare zu “Der Knigge für E-Mail-Grussformeln”



  • Cornelia Aschmann am 6. Februar 2013 18:38 Uhr

    Danke, Mauro, für deinen Beitrag.
    Mir fehlt aber unser so schön schweizerisches Grüezi – was hältst du denn davon?

    Vili Grüess
    Cornelia


  • Mauro Werlen am 7. Februar 2013 10:04 Uhr

    Liebe Cornelia

    Danke für deinen Kommentar. Vom Grüezi halte ich sehr viel, es steht aus diesem Grunde auch bereits im Text.

    Vili Grüess,
    mauro


  • Cornelia Aschmann am 7. Februar 2013 10:14 Uhr

    Grüezi Mauro, danke!

    Da hat die Texterin zu schnell gelesen; ich musste richtig suchen, aber dann fand ich es im Abschnitt über deine Lieblingsanrede.

    «Grüezi» ist auch mein Favorit. Wegen dem Schweizerischen, aber auch, weil man damit sowohl Nähe schaffen als auch noch unpassende Nähe (Geschäfts-Duzfreunde) wieder etwas auflösen kann.

    Wir sind derselben Meinung, super!

    Supergrüsse

    Cornelia


  • Bernhard Späth am 18. Februar 2013 16:57 Uhr

    Grüezi Herr Werlen,
    Ihre Knigge-Hinweise treffen ins Schwarze. Allerdings ertappe ich mich selbst auch des Öfteren mit dem „Hallo“. Das hat aber in bestimmten Kundenkreisen schon einen Hauch von Vertrautheit, weil dies bei anderen Kontakten wirklich nicht geht.
    Mit „Grüezi“ begrüße ich sehr gerne meine schweizerischen Kunden, während mir das „Guten Tag“ eher ein wenig formell und distanziert, wohl aber noch näher als das „Sehr geehrte…“ erscheint.
    Auf alle Fälle ist Ihr Beitrag hilfreich, weil er zumindest einen Denkprozess über dieses sensible Thema „E-Mail-Anrede“ in Gang gesetzt hat. Herzlichen Dank!

    Mit einem schönen Gruss aus dem Schwarzwald
    Bernhard Späth


  • Mauro Werlen am 18. Februar 2013 17:18 Uhr

    Grüezi Herr Späth

    Vielen Dank für Ihren Kommentar. Es stimmt: «Hallo» verwende ich auch recht oft, es bietet sich immer wieder als Grussform an. Es freut mich, dass Ihnen der Beitrag gefallen hat. Und ja: Sich zu diesem Thema mal Gedanken zu machen,schadet bestimmt nicht.

    Beste Grüsse aus Zürich


  • Charles Bongard am 18. Februar 2013 17:34 Uhr

    … und für die Berner: Grüessech.
    Mag jetzt für Zürcher etwa so fremd klingen wie für uns Berner das «Grüezi» :-)))

    Herzliche Grüsse


  • Moritz Adler am 18. Februar 2013 17:55 Uhr

    Hallo Mauro

    Ich finde „Hallo“ gar nicht so unpassend (aber das kann auch an meiner Herkunft liegen).
    Vorausgesetzt ich bin mit meinem Gegenüber schon per Du: Dann fallen „Sehr geehrter“ und „Guten Tag“ ja schon mal weg. „Lieber“ finde ich etwas arg persönlich, das nutze ich nur bei Menschen, die mir wirklich lieb sind. Dann bleibt noch „Salü“, da habe ich als Nicht-Schweizer immer so meine Probleme mit (zu flapsig?). In meine Süddeutsche Heimat schicke ich auch gerne ein zünftiges „Servus“, aber eher weniger im professionellen Umfeld. It’s complicated…


  • Mauro Werlen am 18. Februar 2013 18:19 Uhr

    Das «Grüessech» würde bei uns in Züri wohl dazu führen, dass man die Anrede zwei Mal lesen müsste. Aber so ganz fremd ist es auch hier an der Limmat nicht; wir würden es zumindest verstehen :)


  • Mauro Werlen am 18. Februar 2013 18:32 Uhr

    Hallo Moritz

    Das stimmt natürlich, per Du müsste man schon sein für ein «Hallo». Und so wirklich schlimm ist es ja nicht, ich finde es lediglich etwas zu knapp.
    Ja, das mit dem «Salü»: Ich denke, es geht den meisten Schweizern gleich wie dir. Ich brauche es beispielsweise nur mündlich. Irgendwie passt es nicht so gut zur Schrift, wie ich finde. Aber zum Glück haben wir fürs Schweizerdeutsche ja keine Grammatik.


  • Cornelia Aschmann am 18. Februar 2013 18:33 Uhr

    Stimmt, «Grüessech» versteht man natürlich auch in Zürich; fremd dünkt es mich nicht, eher schätze ich es als eindeutig mit Bern identifzierbare Anrede (für eine raffinierte Zielgruppen-adäquate Ansprache von Bernerinnen und Bernern).

    Sali und Hoi bieten sich auch noch an, nicht?

    Mit Servus kann die halbe Wienerin sehr gut leben, wir Schweizer/-innen haben’s ja eh etwas mit unseren österreichischen Nachbarn (und nicht nur wegen der Küche). Ein Gnä… wie Gnädigste wäre aber doch des Guten zu viel ;-))


  • Mauro Werlen am 18. Februar 2013 18:50 Uhr

    Da kann ich nur beipflichten. Und ja, das «Gnä» wäre doch etwas des Guten zu viel ;)


  • Peter Spinner am 18. Februar 2013 19:52 Uhr

    Grüezi Herr Werlen

    Dieser Beitrag gefällt mir besonders, da auch ich mir immer wieder Gedanken mache, welche Grussformel ich nun verwenden soll. Ich bekomme viele Offertanfragen (über ein Webformular)für eine Dienstleistung im Bereich Tourismus. Diese Anfragen beantworte ich praktisch generell mit „Sehr geehrte/r …“
    Wenn sich dann aber weitere E-Mails zur gleichen Sache ergeben, wechsle ich zu „Grüezi“ oder „Guten Tag“ etc.. Bekomme ich eine Antwort mit „Lieber Herr Spinner“ dann bin ich immer angenehm überrascht und sortiere meinen Mailkontakt schon mal zu der freundlichen Sorte :-) Das führt dann auch dazu, dass ich mir für diese Person in meinem nächsten Schreiben etwas mehr persönliche Text-Freiheit herausnehme. Als Verabschiedung setze ich vor dem „Freundliche Grüsse“ oft noch einen persönlichen Satz wie „Ich wünsche Ihnen einen guten Wochenstart“, oder „Einen angenehmen Nachmittag wünscht Ihnen xy“ und lass dann aber das „Freundliche Grüsse“ weg. Da bin ich mir jetzt aber gar nicht sicher ob das so durchgeht ;-)


  • Martin Zettl am 18. Februar 2013 22:27 Uhr

    Servus Mauro,
    danke für deinen Beitrag, das passt so ganz gut für den Alltag. Es gibt aber natürlich auch in den einzelnen Regionen (wir sprechen da jetzt in erster Linie vom deutschsprachigen Raum) liebgewonnene Grußformeln, die man mit bestem Gewissen überregional einsetzen kann. Wir Österreicher schätzen z.B.das schweizerische Grüezi und entgegnen dem dann auch gerne unser Servus. Das ist freundschaftlich und dennoch irgendwie unverbindlich. Hallo ist als Anrede in einer Mail für mich jedenfalls langweilig und läßt womöglich auf selbigem Inhalt schließen.
    Grüezi in die Schweiz;-)


  • alex am 19. Februar 2013 7:34 Uhr

    wie sieht es aus, wenn man innerh. eines tages über dasselbe thema mehrmals hin und her schreibt? immern mit ‚grüezi frau xy‘ zu beginnen ist ja etwas doof, nicht? anrede einfach ganz weglassen?

    und: wenn unterwegs mit dem smartphone: ist eine ausschliessliche kleinschreibung (wie hier) ein ‚go‘ oder ’no-go‘?

    spannendes thema.


  • Nadine am 19. Februar 2013 10:14 Uhr

    Guten Morgen

    Vielen Dank für denBeitrag.
    Wie spricht man denn jemanden an, mit dem man mehr als einmal am Tag Kontakt hat? Beim zweiten E-mail klingt „Guten Tag“ ja nicht mehr so toll. „Liebe/r“ möchte man ja vielleicht auch nicht immer schreiben. Könnte man da die Grussform vielleicht einfach weglassen „Herr Mustermann, zu Ihrem …“?

    Beste Grüsse,
    Nadine


  • Mauro Werlen am 20. Februar 2013 11:16 Uhr

    Guten Morgen Nadine

    Danke für den Kommentar. Ja, das ist so eine Sache. Ich würde sagen, dass hier das Ermessen entscheidet, denn es ist tatsächlich etwas mühsam und auch heuchlerisch, sich mehrmals täglich einen guten Tag zu wünschen.
    Ich würde sagen, dass man die Grussform weglassen kann, wenn man mehrere Nachrichten täglich mit jemandem austauscht. Versuchen Sie es mal und schauen Sie, wie ihr Gegenüber reagiert. Wenn die Person weiterhin einen guten Tag wünscht, sollte man vielleicht darauf eingehen und die Grussform erwidern. Wenn nicht, so ist klar, dass auch die andere Person mit der Vorgehensweise einverstanden it. Und das ist der Punkt: Am besten ist es, wenn man sich auf etwas einigen kann. So sind beide zufrieden und niemand fühlt sich brüskiert.


  • Mauro Werlen am 20. Februar 2013 11:34 Uhr

    Guten Morgen Alex

    Wenn man mehrmals täglich schreibt, kann man versuchen, die Anrede vorsichtig wegzulassen. Zum Beispiel so, wie es Nadine vorgeschlagen hat.
    Das mit der Kleinschreibung ist ein spannendes Thema. Ich habe währen meiner Studienzeit mal meiner Linguistikprofessorin eine Nachricht geschrieben und dabei höllisch auf die Rechtschreibung aufgepasst. Die Mail wurde beantwortet – und zwar ausschliesslich in Kleinbuchstaben. Sie darf das. Aber wir nicht.

    Ich vermeide es, von meinem Smartphone aus Mails zu schreiben, die geschäftlich sind. Wenn ich es doch tue, dann achte ich auf die Rechtschreibung. Und dazu gehört nun mal die Gross- und Kleinschreibung. Da aber doch dann und wann Fehler passieren, kann die Signatur «sent from my iPhone» helfen. So sieht das Gegenüber, dass man vom Smartphone aus schreibt und ist vielleicht nachsichtig. Meine Signatur auf dem iPhone lautet: «Von meinem Mobiltelefon gesendet. Wahrscheinlochkeit diverser Tippgehler besreht.» Die hat schon für den einen oder anderen Lacher gesorgt und so die Rechtschreibung kurzfristig in den Hintergrund gerückt.


  • Mauro Werlen am 20. Februar 2013 11:47 Uhr

    Grüezi Herr Spinner

    Danke für Ihren Kommentar. Es stimmt: Sobad ein «Liebe/r» vorkommt, wird die Beziehung etwas wärmer. Ihre Strategie, die freundlichen Grüsse zu ersetzen oder zu ergänzen finde ich sehr schön. Solche Modifikationen sind je nach Situation sehr angebracht, sie lassen den Kunden dann auch mit einem wohligen Gefühl im Bauch zurück. Er oder sie hat den Herrn Spinner zu den freundlichen Kontakten sortiert und merkt sich das. Ich finde durchaus, dass das so durchgeht.


  • Mauro Werlen am 20. Februar 2013 11:50 Uhr

    Grüezi Martin

    Da bin ich einverstanden. Auch wir verstehen das Servus hier in der Schweiz und schätzen es auch. Es ist freundlich und wir wissen sofort, dass wir es mit einem uns wohlgesinnten Menschen aus dem Nachbarland zu tun haben.

    Servus nach Österreich


  • Nadine am 20. Februar 2013 13:16 Uhr

    Herr Werlen, danke für Ihre Antwort. Jetzt weich ich wahrscheinlich gleich vom Thema ab, da meine Frage nicht mehr direkt die Grussformel betriff. Dürfte man eine Person die mit „Freundliche Grüsse, Nadine“ also den Vornamen ans Ende der Mail setzt, gleich duzen oder auf gar keinen Fall?
    Beste Grüsse,
    Nadine


  • Mauro Werlen am 20. Februar 2013 14:58 Uhr

    Kein Problem, Nadine. Ich habe dich geduzt. Aber ich wusste natürlich nicht, ob das in Ordnung ist. Aber da du nur mit deinem Vornamen abgeschlossen hast, ging ich davon aus. In der deutschen Sprache wird meistens geduzt, wenn man sich mit dem Vornamen anspricht. Bei den Franzosen ist das zum Beispiel anders, da kann man sich auch siezen, wenn man sich mit dem Vornamen anspricht. Ich würde aber davon ausgehen, dass du duzen kannst, wenn jemand nur mit dem Vornamen die Nachricht abschliesst. Sonst würde es die Person wahrscheinlich nicht tun.


  • Bernhard Späth am 20. Februar 2013 16:28 Uhr

    Zum Thema „Duzen“ ein kleiner Spaß am Rande:
    Der Engländer täte sich da viel leichter, er könnte vielleicht unter seinen Vornamen noch ergänzen: „You can you to me say!“
    mit einem fröhlichen Lächeln in die ganze Kommentatoren-Runde
    Bernhard Späth


  • Mauro Werlen am 20. Februar 2013 17:17 Uhr

    Das fröhliche Lächeln wird erwidert, besten Dank für den Beitrag.


  • Nadine am 20. Februar 2013 18:20 Uhr

    Vielen Dank :-)


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