Die meisten Menschen sind sich daran gewöhnt, etwas in der Hand zu haben, um es zu bearbeiten oder zu lesen. Denn die ausgedruckten Texte lesen sich angenehmer als solche am PC oder Tablet. Dennoch muss man sagen, dass ein papierloses Büro das allgemeine Wohlbefinden deutlich steigert. Ist das wirklich so? Wenn man sich das Bild oben anschaut, kann die Antwort nur Ja sein. Doch wie lässt sich Papier ganz vermeiden?
Was Sie dafür brauchen
Als erstes brauchen brauchen Sie einen Scanner. Hier bietet sich der Fujitsu Scansnap S1300 an, den ich bereits zwei Jahre privat im Einsatz habe, oder als Alternative der etwas kompaktere Doxie. Unternehmen oder solche, die tagtäglich dutzende Dokumente erhalten, sollten sich den Scansnap iX500 anschauen. Die erwähnten Modelle sind alles Einzugsscanner, die besonders gut mit Evernote harmonieren. Das Handling dieser Scanner ist sehr einfach gehalten und kommt nur mit einem Knopf aus. Betätigt man diesen Knopf, wird das eingelegte Papier in einem Zug beidseitig mit OCR gescannt und direkt in einem nach Wunsch gewählten Programm importiert. In meinem Fall ist es Evernote. Hier wird das eingescannte Dokument benannt, getaggt und anschliessend in den gewünschten Ordner verschoben. Und das Blatt papier? Das darf sich zum Altpapier gesellen. Das Lesen und Bearbeiten digitaler Dokumente können Sie sehr gut mit Tablets oder Smartphones erledigen, sie eignen sich sehr gut dazu. Und wenn Sie Evernote verwenden, haben Sie alle Dokumente immer dabei.
Nichts überstürzen
Wer jetzt auf den Geschmack gekommen ist und denkt, ein papierloses Büro sei schnell eingerichtet, der täuscht sich. Es erfordert einen gut durchdachten Workflow und eine konsequente Herangehensweise. Auch die rechtlichen Aspekte dürfen hier nicht vergessen werden. Bevor man ein wichtiges Dokument nach dem Scannen in den Schredder befördert, sollte man sich bei der zuständigen Stelle informieren, ob das gescannte Dokument dieselbe Gültigkeit hat wie das gedruckte Original. Wenn solche Hürden nicht mehr existieren, bin ich mir ziemlich sicher, dass die Vision vom papierlosen Büro in den nächsten Jahren doch noch Realität wird. Es wird zwar nicht über Nacht alles umgestellt werden, doch die Bremse ist nun nicht mehr die Technologie, sondern die Trägheit des Menschen.
Titelbild via Flickr: World’s Messiest Office Cubicle Discovered in Colorado – Jeffrey Beall (CC BY-ND 2.0)