Kaum ist im ersten Quartal der Geschäftsbericht publiziert, schon starten die Finanz- und Unternehmenskommunikation mit der Planung der kommenden Ausgabe. Zumindest steht bereits der Halbjahresbericht an.
Die grössten Herausforderungen:
- Die Texte stammen von unterschiedlichen Autoren; das heisst der Stil und die Sprachen sind nicht einheitlich.
- Die Autoren der Texte arbeiten oft nebenamtlich am Geschäftsbericht und verfügen nicht über genügend Zeit.
- Die Produktion hängt von verschiedenen Parteien ab: von der Designagentur, der Unternehmens- und Finanzkommunikation bis zum Übersetzungsdienstleister.
- Die Termine sind nicht verschiebbar und die Ressourcen zu Peak-Zeiten oft knapp.
- Das Zielpublikum ist breit und trotzdem soll für jeden Leser etwas dabei sein.
- Die Publikationskanäle print und digital müssen berücksichtigt werden.
Entspannter ans Ziel:
- Das A und O ist eine realistische Zeitplanung und die Einhaltung der Termine.
- Das Kick-Off-Meeting: von Anfang an alle Parteien miteinbeziehen, auch wenn nicht alle gleichermassen betroffen sind.
- Erkenntnisse aus dem Debrief-Meeting wiederaufnehmen und Fehler aus dem Vorjahr früh beheben.
- Inhalte, Umfang und Fristen mit Supertext überprüfen und die Ressourcen rechtzeitig reservieren.
- Intern im Unternehmen pro Sprache eine oder einen Sprachverantwortlichen definieren. Diese Person ist auch zuständig für das finale Sign-Off.
- Terminologie-Datenbanken und Stilleitfäden stets aktualisieren oder spätestens vor Beginn der Erstellung finalisieren.
- Nicht nur der Inhalt zählt, sondern auch die Form. Supertext stellt sicher, dass die Texte verständlich und webkonform sind. Zum Beispiel beim Online-Bericht der Migros-Gruppe seit 2010.
- Fachtexte werden von Fachexperten übersetzt. Wir führen gerne Testübersetzungen im Voraus durch.
- Supertext garantiert einen dedizierten Projektmanager, der die Koordination und Kommunikation zwischen Übersetzern und Unternehmen garantiert.
- Vertraulichkeit muss gewährleistet sein: Das Supersystem ermöglicht eine sichere Datenübermittlung; unter anderem dank allzeitiger 256-Bit-Verschlüsselung.
- In ein passendes Redaktionssystem investieren: Je nach Anzahl Sprachen und Komplexität des Geschäftsberichts eignet sich ein Redaktionstool besser als das andere. Supertext setzt auf das Publishing-System ns.publish von Neidhart + Schön und bietet eine Schnittstelle zum Modul translate plus.
- Standby-Service in den kritischen Phasen verlangen: Der Supertext-Projektleiter steht für dringende Anfragen zur Verfügung. 24 Stunden an sieben Tagen.
Sie planen schon jetzt Ihren nächsten Geschäftsbericht? Dann sollten wir reden. Am Telefon, per Mail oder bei einem Offline-Treffen. Wir freuen uns auf Sie.
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Titelbild via Pexels (CC0)