Wie Sie in E-Mails mit Abwesenheit glänzen.

Abwesenheitsnotiz E-Mail

In 7 Dos und Don’ts zur perfekten Abwesenheitsnotiz. Und zum entspannten Urlaub für Sie und den Empfänger.

Die Ferienzeit steht vor der Tür. Für die einen der Weg zu entspannten Tagen am Strand, bedeutet sie für den zurückbleibenden Bürotiger vor allem Mühsal. Speziell, weil höchstens die Hälfte aller E-Mails ihre Empfänger erreichen.

Eine schlampig verfasste Abwesenheitsnotiz ist dann das Tüpfelchen auf dem Demotivations-I: «Sieh her, ich habe frei. Und weil ich mich so darauf freue, nehme ich mir nicht mal die Zeit, dich angemessen zu informieren.». Das wollen wir vermeiden.

Dos

Im Betreff alles klarmachen

Egal, wie gut Sie schreiben: Die Abwesenheitsnotiz bedeutet einen Mehraufwand für den Empfänger. Einen, der möglichst minimiert werden soll. Machen Sie es Ihrem Gegenüber also einfach. Mit einem Betreff, der das meiste schon klarmacht.

«Abwesenheit: 17. bis 30. Juli 2017»

Für Licht am Ende des Tunnels sorgen

Klar, Sie selbst verdrängen Ihre Rückkehr so lange wie möglich in die hinterste Ecke des Unterbewusstseins. Für den Empfänger bleibt sie trotzdem die wichtigste Information. Benennen Sie sie also immer mit einem genauen Datum.

«Ab dem 31. Juli bin ich wieder für Sie da.»

Grund nennen

Wer schon extra auf Sie warten – oder Ihren Kollegen kontaktieren (siehe unten) – muss, will auch wissen, wofür. Nennen Sie das Kind also beim Namen: Geschäftsreise, Urlaub, Mutterschutz oder Sabbatical. Eine so allgemeine Angabe genügt.

Aufzeigen, was in der Zwischenzeit passiert

Mühsamer, als das Gefühl, der einzige Arbeitstätige der Nation zu sein, ist bloss die Ungewissheit, was jetzt mit der ursprünglichen Anfrage passiert. Sorgen Sie hier für Klarheit.

«Ihre Nachricht wird weder gelesen noch weitergeleitet.» oder

«Ihre Nachricht wurde an XY weitergeleitet. Er kümmert sich gerne darum.»

Alternativen bieten

Es ist okay, eingehende Mails während dem Urlaub erstmal in der Inbox gären zu lassen. Eine Alternative für dringende Anfragen ist trotzdem Pflicht.

«In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Herrn XY (Tel., E-Mail).»

Sprachkombination sinnvoll wählen

Die einzigen fremdsprachigen Mails, die Sie erhalten, sind Spam? Dann reicht eine Meldung auf Deutsch. Für alle anderen: Auch Ihre Geschäftspartner in Übersee interessiert, dass Sie nicht da sind. Kommunizieren Sie es also auch in deren Sprache.

Für Fortgeschrittene: Urlaub verlängern

Sie wissen schon jetzt, dass nach Ihrer Rückkehr über 300 Mails auf Sie warten? Dann ist ein geschummeltes Rückkehrdatum das Richtige für Sie. Schliesslich werden Sie sowieso zwei, drei Tage brauchen, um alles zu beantworten. Und wer wird schon sauer, wenn die Antwort dann mal früher als erwartet kommt?

Don’ts

Sich den Urlaub versauen

«In dringenden Fällen erreichen Sie mich auf meinem Handy unter X.»

Was intern vielleicht noch funktioniert, sollten Sie bei Ihren Kunden nicht probieren. Zumindest, falls Sie Ihren Urlaub geniessen wollen. Die meisten unterscheiden nämlich nicht wichtig und unwichtig, sondern nur zwischen «mein Anliegen» und «andere Anliegen».

Den Kunden vergraulen

«Alle eingehenden Mails werden umgehend gelöscht.»

Und es macht die Sache auch nicht besser, wenn Sie sie erst nach Ihrer Rückkehr löschen. Schliesslich sind es Ihre Ferien. Verdienen Sie sie sich, statt den Mehraufwand auf die Kunden abzuwälzen.

Unhöflich werden

Bloss weil die Notiz automatisiert ist, dürfen Sie nicht auf alle Manieren verzichten. Anrede und Abschiedsgruss sind das Minimum. «Vielen Dank für Ihre Nachricht» ist dagegen freiwillig.

Too much info

Welches Gebirge Sie gerade mit wem zusammen erkunden, interessiert vor allem Sie selbst. Und vielleicht Ihre Kollegen – wenn Sie Glück haben. Den Kunden aber eigentlich nie.

Pseudo-witzige Lockerheit

«Für die nächsten Wochen tausche ich Schreibtisch und Kaffeetasse gegen Liegestuhl und Cocktailglas.»

Intern je nach Firmenkultur noch angemessen, ist extern zugeknöpfte Professionalität geboten. Schliesslich wissen Sie nicht, wer die Nachricht alles erhalten wird.

Ausschweifen

«Ich hätte mich am liebsten persönlich um Ihr Anliegen gekümmert, übergebe Sie aber gerne in die Hände meiner sehr fähigen Kollegin XY.»

Wie bei jeder E-Mail gilt auch hier: Kommen Sie auf den Punkt. Mit kurzen, prägnanten Sätzen.

Auf das Offensichtliche hinweisen

«Das ist eine automatisch generierte Abwesenheitsmeldung.»

Es scheint so klar und kommt doch immer wieder vor. Bitte lassen Sie das. Wir leben doch nicht im Jahr 1995.

Titelbild via Pexels (CC0)



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Ein Kommentar zu “Wie Sie in E-Mails mit Abwesenheit glänzen.”



  • Tess am 11. Oktober 2017 9:13 Uhr

    Den Empfänger hat den Grund der Abwesenheit nicht zu interessieren. Nur, wer keinen Wert auf Privatsphäre legt, teilt jedem x-beliebigen Kontakt mit, dass er in den Ferien ist („Hallo, Einbrecher, bei mir ist niemand zuhause!“). Kann man auch gleich einen Ausdruck an die Haustür hängen.

    Ausserdem, wer das Auto-Reply-Email nicht schon anhand der klaren Betreffzeile löscht, liest vielleicht gerne einen etwas kreativeren Inhalt. Ich finde „zugeknöpfte Professionalität“ wird hier total überbewertet!


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