Die Ferienzeit steht vor der Tür. Für die einen der Weg zu wohlverdienten Tagen voller Entspannung, bedeutet sie für den zurückbleibenden Bürotiger vor allem Mühsal. Speziell, weil höchstens die Hälfte aller E-Mails ihr Ziel erreichen.
Eine schlampig verfasste Abwesenheitsnotiz ist dann das Tüpfelchen auf dem Demotivations-I: «Sieh her, ich habe frei. Und weil ich mich so darauf freue, nehme ich mir nicht mal die Zeit, dich angemessen zu informieren.». Das wollen wir vermeiden.
Dos
Im Betreff alles klarmachen
Egal, wie gut Sie schreiben: Die Abwesenheitsnotiz bedeutet einen Mehraufwand für Ihr Gegenüber. Einen, der möglichst minimiert werden soll. Machen Sie es den Empfänger*innen also einfach. Mit einem Betreff, der das meiste schon klarmacht.
«Abwesenheit: 17. bis 30. Juli»
Für Licht am Ende des Tunnels sorgen
Klar, Sie selbst verdrängen Ihre Rückkehr so lange wie möglich in die hinterste Ecke des Unterbewusstseins. Für Ihr Gegenüber bleibt sie trotzdem die wichtigste Information. Benennen Sie sie also immer mit einem genauen Datum.
«Ab dem 31. Juli bin ich wieder für Sie da.»
Grund nennen
Wer schon extra auf Sie warten – oder einen Ihrer Kolleg*innen kontaktieren (siehe unten) – muss, will auch wissen, wofür. Nennen Sie das Kind also beim Namen: Geschäftsreise, Urlaub, Mutterschutz oder Sabbatical. Eine so allgemeine Angabe genügt.
Aufzeigen, was in der Zwischenzeit passiert
Mühsamer, als das Gefühl, die einzige arbeitende Person überhaupt zu sein, ist bloss die Ungewissheit, was jetzt mit der ursprünglichen Anfrage passiert. Sorgen Sie hier für Klarheit.
«Ihre Nachricht wird weder gelesen noch weitergeleitet.» oder
«Ihre Nachricht wurde an XY weitergeleitet. Sie/er kümmert sich gerne darum.»
Alternativen bieten
Es ist okay, eingehende Mails während dem Urlaub erstmal in der Inbox gären zu lassen. Eine Alternative für dringende Anfragen ist trotzdem Pflicht.
«In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an XY (Tel., E-Mail).»
Sprachkombination sinnvoll wählen
Die einzigen fremdsprachigen Mails, die Sie erhalten, sind Spam? Dann reicht eine Meldung auf Deutsch. Für alle anderen: Auch Ihre Geschäftspartner*innen in Übersee interessiert, dass Sie nicht da sind. Kommunizieren Sie es also auch in deren Sprache.
Für Fortgeschrittene: Urlaub verlängern
Sie wissen schon jetzt, dass nach Ihrer Rückkehr über 300 Mails auf Sie warten? Dann ist ein geschummeltes Rückkehrdatum das Richtige für Sie. Schliesslich werden Sie sowieso zwei, drei Tage brauchen, um alles zu beantworten. Und wer wird schon sauer, wenn die Antwort dann mal früher als erwartet kommt?
Don’ts
Sich den Urlaub versauen
«In dringenden Fällen erreichen Sie mich auf meinem Handy unter X.»
Was intern vielleicht noch funktioniert, sollten Sie bei Ihren Kund*innen nicht probieren. Zumindest, falls Sie Ihren Urlaub geniessen wollen. Die meisten unterscheiden nämlich nicht wichtig und unwichtig, sondern nur zwischen «mein Anliegen» und «andere Anliegen».
Ihre Kund*innen vergraulen
«Alle eingehenden Mails werden umgehend gelöscht.»
Und es macht die Sache auch nicht besser, wenn Sie sie erst nach Ihrer Rückkehr löschen. Schliesslich sind es Ihre Ferien. Verdienen Sie sie sich, statt den Mehraufwand auf das Gegenüber abzuwälzen.
Unhöflich werden
Bloss weil die Notiz automatisiert ist, dürfen Sie nicht auf alle Manieren verzichten. Anrede und Abschiedsgruss sind das Minimum. «Vielen Dank für Ihre Nachricht» ist dagegen freiwillig.
Too much info
Welches Gebirge Sie gerade mit wem zusammen erkunden, interessiert vor allem Sie selbst. Und vielleicht Ihre Kolleg*innen – wenn Sie Glück haben. Ihre Kundinnen aber eigentlich nie.
Pseudo-witzige Lockerheit
«Für die nächsten Wochen tausche ich Schreibtisch und Kaffeetasse gegen Liegestuhl und Cocktailglas.»
Intern je nach Firmenkultur noch angemessen, ist extern eher zugeknöpfte Professionalität geboten. Schliesslich wissen Sie nicht, wer die Nachricht alles erhalten wird.
Ausschweifen
«Ich hätte mich am liebsten persönlich um Ihr Anliegen gekümmert, übergebe Sie aber gerne in die Hände meiner sehr fähigen Kollegin XY.»
Wie bei jeder E-Mail gilt auch hier: Kommen Sie auf den Punkt. Mit kurzen, prägnanten Sätzen.
Auf das Offensichtliche hinweisen
«Das ist eine automatisch generierte Abwesenheitsmeldung.»
Es scheint so klar und kommt doch immer wieder vor. Bitte lassen Sie das. Wir leben doch nicht im Jahr 1995.
Titelbild via Pexels (CC0)
4 Kommentare zu “Wie Sie in E-Mails mit Abwesenheit glänzen”
Den Empfänger hat den Grund der Abwesenheit nicht zu interessieren. Nur, wer keinen Wert auf Privatsphäre legt, teilt jedem x-beliebigen Kontakt mit, dass er in den Ferien ist („Hallo, Einbrecher, bei mir ist niemand zuhause!“). Kann man auch gleich einen Ausdruck an die Haustür hängen.
Ausserdem, wer das Auto-Reply-Email nicht schon anhand der klaren Betreffzeile löscht, liest vielleicht gerne einen etwas kreativeren Inhalt. Ich finde „zugeknöpfte Professionalität“ wird hier total überbewertet!
Ein absolutes ’nogo‘ ist nach mM. im Geschäftsleben der Hinweis, ich bin mal bis Dato weg, die Mails werden nicht gelesen, beantwortet und nicht weitergeleitet, ich werde mich darum kümmern wenn ich zurück bin. Das heist mit anderen Worten: Sie können mich mal bis ich dann zurück bin, schauen Sie selber wie sie zu recht kommen, Ihre Probleme sind mir so was von egal, wenn Sie Glück haben, werde ich das Mail anschliessend lesen und bearbeiten.
Es gibt von der eingangs erwähten Form noch eine Steigerung, nämlich die, wo das Mail zurückgeschickt oder gelöscht wird, mit dem Hinweis, man sei nicht erreichbar und man solle doch bitte das Mail nach der Abwesenheit neu zustellen.
Jeder der eine ferienabwesenheit einrichtet, kann das so machen, dass weder er in den ferien gestört wird, noch der Kunde das Gefühl bekommt, nicht wichtig zu sein. Es ist aber doch ganz einfach, jeder einigermassen wichtige Mitarbeiter hat einen Stellvertreter, der die Mails auf Wichtigkeit hin prüfen kann. Zum Mindesten gibt man an, wer in dringenden Fällen die Vertretung inne hat oder an welche Stelle man sich wenden soll. Hat man das nicht so vorgesehen, so werden automatisch die persönlichen Mail statt an einen Mitarbeiter an die offizielle Geschäftsmailadresse geschickt (so die Praxis). Mit dem Resultat dass die Zentrale eingedeckt wird und nicht weiss, wohin welches Mail nun mal gehört.
Wenn es um Bestellungen oder die Einhaltung von Fristen und Terminen geht, so ist eine ungeschickte Abesenheitsnotitz schon mal der Grundstein für ein heftigen Streit oder Bruch einer Geschäftsbeziehung. Denn wenn das Mail an die Hauptmailadresse geht, so ist dies gleichzusetzen als hätte man es dem betreffenden Mitarbeiter persönlich zugestellt.
Im Berufsleben ärgere ich mich sehr häufig über den Ton in der Ferienabwesenheitsnotiz. Es ist schon öfters geschehen, dass ein Geschäft nur deshalb nicht zu Stande gekommen ist, weil die Form und der Inhalt der Abwesenheitsnotitz unangemessen und abweisend gewesen ist.
Man sollte wirklich in dem Sinne auf eine ansprechende Form der Mitteilung und eine kundenfreundliche Organisation bei einer Abwesenheit achten.
(Das Mail darf zitiert werden)
Das sind sehr hilfreiche Tipps. Danke für die geteilten Informationen!
Wir möchten eine Geschäftsauflösung machen. Gut zu wissen, dass man hier auch an die Abwesenheitsnotiz denken sollte. Ein Unternehmen für Geschäftsauflösungen soll uns hierbei helfen.