Ausschreibung für Übersetzungen: Diese Fragen helfen Ihnen beim Evaluieren von Anbieter*innen

Es gibt verschiedene Wege, sich ein passendes Übersetzungsbüro zu suchen. Die öffentliche Ausschreibung ist einer davon. Doch ab wann lohnt sie sich und welche Punkte gehören hinein, damit die Evaluation leichter fällt?

Die Ausschreibung (oder der RFP, «request for proposal») ist wie ein Jobinserat oder einst die Kontaktanzeige: Sie schreiben genau, was Sie suchen, bekommen verschiedene Angebote und darunter finden Sie das, was am besten passt – also Arbeitnehmer*in oder Lebensabschnittspartner*in. Aber wie münzt man das Ganze auf Übersetzungsbüros um? Welche Fragen helfen dabei, den geeigneten Anbieter zu finden?

Vorab: Eine Ausschreibung im grossen Stil lohnt sich nicht immer. Ob Sie Ihren Sprachbedarf inserieren wollen, hängt von der Grösse des Projekts ab und davon, ob Sie regelmässig Übersetzungen brauchen (und oft auch von internen Regularien). Sollten Sie Ihre Anforderungen noch nicht genau kennen, lohnt sich ein proaktives Anschreiben von Anbieter*innen – RFI («request for information») genannt. Spezialist*innen unterstützen Sie dann bei der Ausarbeitung Ihres Übersetzungsbedarfs.

So oder so: Das Notieren und Bearbeiten einiger Fragen ist immer sinnvoll, denn damit prüfen Sie auch im kleinen Rahmen, ob eine Agentur Ihren Anforderungen entspricht. Die meisten Unternehmen publizieren Ausschreibungen im PDF-Format auf Beschaffungsplattformen für Dienstleistungen, manche nutzen auch Automation-Software oder Survey-Tools. Auf allen Wegen evaluieren Sie leichter und schneller, wenn Sie dabei ein paar Punkte berücksichtigen.

Die Ausschreibung steht kurz bevor und Ihnen fehlt die Zeit, alles im Detail nachzulesen? Dann geht es hier direkt zur Checkliste.

Ihre Rahmenbedingungen

Zunächst zu den Faktoren, die Sie liefern sollten:

Zielsetzung – warum suchen Sie ein (neues) Übersetzungsbüro?

Hier sind Transparenz über Ihre Situation und die Gründe hinter der Ausschreibung gefragt: Steht ein konkretes Projekt an? Möchten Sie Ihre Übersetzungsprozesse standardisieren? Die Anzahl Lieferanten reduzieren? Bestimmte Security-Vorgaben oder Abläufe einhalten? Oder suchen Sie zur Kosten- oder Qualitätsoptimierung nach einem neuen Sprachdienstleister? Je genauer Sie Ihre Beweggründe schildern, desto eher kann Sie Ihr künftiges Übersetzungsbüro bei der Umsetzung unterstützen.

Bedarf – wie sehen Ihre Content-Bedürfnisse aus?

Als Nächstes sind ein paar Hintergründe zu Ihren Bedürfnissen rund um die Sprachdienstleistungen fällig. Am besten erstellen Sie ein Kurzprofil, das folgende Punkte abdeckt:

  • In welchem Fachbereich ist Ihr Unternehmen tätig?
  • Was sind die gewünschten Sprachen/Sprachkombinationen (und allfällige lokale Ausprägungen)?
  • Welche Formate und Kanäle betrifft die übliche Kommunikation? Geht es um interne und/oder externe Publikationen?
  • Welche Anforderungen an Serviceleistungen entstehen daraus? (Fachübersetzung, Machine Translation, Transkreation usw.)
  • Was ist das erwartete Textvolumen und die Frequenz?
  • Mit welchen internen Prozessen und technologischen Setups arbeiten Sie aktuell? Welche davon möchten Sie beibehalten?

Termin- und Ablaufplanung – wie findet die Evaluation statt?

Mit einem kleinen Zeitplan verschaffen Sie den verschiedenen Anbieter*innen (und sich selbst) einen Überblick über das weitere Vorgehen:

  • Bis wann dürfen Anbieter Fragen stellen?
  • Bis wann nehmen Sie Angebote entgegen?
  • In welchem Format und auf welchem Weg?
  • In welchem Zeitraum findet die Evaluation statt?
  • Wann wird der Zuschlag publiziert?
  • Wer ist die Kontaktperson für allfällige Rückfragen?

Der Zeitrahmen von Ausschreibung bis Zuschlag ist sehr individuell und bedarfsabhängig. Mit 6–10 Wochen sind Sie sicher gut dabei.

Die Rahmenbedingungen des Übersetzungsbüros

Damit genug zu Ihnen. Schliesslich möchten Sie vor allem die potenziellen Anbieter*innen kennenlernen. Je mehr Sie über die Arbeitsweise des Unternehmens erfahren, desto eher können Sie evaluieren, ob es zwischen Ihnen matcht. Das betrifft verschiedene Punkte – mindestens geklärt werden sollten:

Unternehmensgrösse

Welchen Umsatz generiert das Übersetzungsbüro? Wo hat es Standorte? Wie sehen die Personalkapazitäten aus? Seit wann ist es in der Branche tätig?

Tätigkeitsbereiche und Schwerpunkte

In welchen Bereichen ist der Sprachdienstleister spezialisiert? Ist er ein Allrounder oder liegen seine Kernkompetenzen in bestimmten Branchen und/oder Serviceleistungen, z. B. kreativen Übersetzungen, Videolokalisierung oder Copywriting?

Interne Organisation

Welche Funktionen und Rollen sind besetzt? Gibt es ein internes Projektmanagement und eine Sprachprüfung? Und spezifische Verantwortlichkeiten für Spezialisierungen? Arbeiten sie ausschliesslich mit Freelancer*innen oder besteht Inhouse-Knowhow?

Prozesse zur Sicherheits- und Qualitätsprüfung

Wie werden Freelancer*innen auf Qualität geprüft? Gibt es definierte Abläufe zu Sicherheit und Datenschutz? Kann das Unternehmen Zertifikate nachweisen, z. B. die Normen ISO 17100 und ISO 9001 für das Qualitätsmanagementsystem, ISO 18587 für das Post-Editing von maschinellen Übersetzungen oder ISO 27001 für systematische Informationssicherheit?

Einsatz von Systemen und Technologie

Gibt es eine flexible Übersetzungsplattform zur Kollaboration? Welche CAT-Tools werden eingesetzt? Wie werden Übersetzungsspeicher und Terminologiedatenbanken verwaltet? Werden Machine-Translation-Lösungen und Anbindungen an bestehende Systeme (z. B. CMS, PIM, TMS) zur Verfügung gestellt oder neu entwickelt? Wie ist der Stand bezüglich Innovation und Technologie?

Projektabläufe und Lieferfristen

Wie sieht der gängige Workflow eines Projekts aus? In welchem Zeitrahmen können Übersetzungen geliefert werden? Gibt es im Bedarfsfall Express- und Pikettdienste?

Preisgestaltung zu den erforderlichen Services

Woraus setzen sich die Preise zusammen? Welche Leistungen sind inklusive? Gibt es mögliche Rabatte, z. B. ab einem bestimmten Volumen oder bei Einsatz von Technologie wie Machine Translation oder CAT-Tools? Wie sehen die Zuschläge aus für Express und Zusatzleistungen wie z. B. DTP?

Kundenreferenzen bzw. Case Studies

Für welche Unternehmen hat das Übersetzungsbüro gearbeitet? Hat es schon vergleichbare Projekte abgewickelt? Wie ging der*die Anbieter*in mit dem entsprechenden Volumen und den gewünschten Content-Formaten um? War die Agentur beratend tätig? Wurden proaktiv innovative Lösungen bereitgestellt?

Testübersetzung

Im Zuge einer Ausschreibung sind oft auch Testübersetzungen gefragt. Ist man mit einzelnen Freelancer*innen in Kontakt, hat das sicher Sinn. Schliesslich wollen Sie sehen, ob sie können, was sie versprechen. Bei Agenturen, die mit einem Pool an Sprachprofis zusammenarbeiten, lohnt sich eher ein Übersetzercasting – so prüfen Sie nach erfolgreicher Evaluation der Prozesse, wer sprachlich am besten zu Ihnen passt. Für die Tests wählen Sie bestenfalls kurze Texte, die repräsentativ für Ihren späteren Übersetzungsbedarf sind. Kommunizieren Sie klar, wie Ihre Auswertungskriterien dafür aussehen.

All das schafft Klarheit über die Kultur, Stärken und Verfügbarkeiten des Dienstleisters und hilft Ihnen einzuschätzen, ob er Ihrem Umfang und den Ansprüchen gerecht wird. Durch die passenderen Angebote können Sie die Evaluation an sich beschleunigen: Sie haben den Direktvergleich zwischen den verschiedenen Fischen im Teich und müssen nur noch für sich festlegen, wie Sie die einzelnen Faktoren gewichten.

Damit es bei der nächsten Evaluation schnell geht, haben wir das Ganze noch als Checkliste zusammengefasst. Und sind bei Fragen gerne für Sie da.

Titelbild via Pexels



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