Geschäftsberichte ganz einfach: 4 Schritte, wie es wirklich gelingt

Dieser Artikel erschien im Mai 2024 in der 24. Ausgabe von The Reporting Times

Eine immer breitere Adressatengruppe und extern getriebenen Veränderungen im Reporting machen klar: Wer das Datendickicht durchdringen und Stakeholder überzeugen will, muss verständlich kommunizieren. Corporate Publisher stehen in der Pflicht: Wie sorgt man für Reportingtexte, die ohne Umwege ankommen? Zum Beispiel mit dem neuen internationalen Standard für Einfache Sprache.

Wir kennen es alle. Sie hatten viel zu erzählen – vom neuen Produkt, dem beendeten Change-Prozess oder dem erfolgreichen Geschäftsjahr. Also investierten Sie einen Haufen Zeit und Geld in die Berichterstattung. Doch anstatt das Publikum damit zu erreichen, marschierten Sie schnurstracks am Grossteil vorbei. Es fehlte einfach am Verständnis. Das Problem: Sie stecken tief in der Materie, Ihre Leserschaft nicht immer.

Dabei wäre es leicht: «Put your readers first». Indem Sie den Lesern Texte liefern, die sie von A bis Z und auf Anhieb verstehen. Den Mehrwert davon merken Sie spätestens, wenn Sie auf der anderen Seite stehen und eine Versicherungspolice zweimal lesen müssen.

Eine klare Unternehmenskommunikation hat also höchste Priorität. Auch laut CCR-Zukunftslabor: Für 82 % der Befragten sind Lesbarkeit und Verständlichkeit immer wichtiger. Doch wir kennen die Ansprüche ans Reporting, also muss ein Instrument her, das damit kompatibel ist. Vorhang auf für die Einfache Sprache. Sie macht selbst Fachtexte für alle verständlich. Die Richtlinien dazu sind seit Januar in der ISO-Norm 24495-1 offiziell festgehalten.

«Na toll, noch mehr Regeln», denken Sie? Da müssen Sie jetzt durch. Denn an Ihrer Kommunikationsstrategie soll sich ja was ändern. Und für Texte ohne Anstrengung braucht es vorab ein wenig Strenge mit sich selbst.

So funktioniert Kommunikation, die einfach funktioniert

Hinter Einfacher Sprache stehen vier Grundsätze, nach denen man Texte gestaltet:

• • Leser erhalten, was sie brauchen (relevant)
  •  Leser finden leicht, was sie brauchen (auffindbar)
  •  Leser verstehen, was sie finden (verständlich)
  •  Leser können die Informationen einfach verwenden (brauchbar)

Bei Geschäftsberichten heisst das: Vorab identifizieren, auf welche Fragen Ihre Zielgruppe eine schnelle Antwort sucht – alles andere landet hinten im Bericht. Wo immer möglich geläufige Wörter statt Fachbegriffe wählen. Sätze kurz halten und nur jeweils eine Idee hineinpacken. Auch Hervorhebungen wichtiger Stichwörter helfen für das Verständnis. Bilder und Multimedia ebenfalls – wenn sie Aussagen untermauern und nicht nur Seiten dekorieren. Also alles, was den physischen Akt des Lesens unterstützt, statt erschwert.

«Klare Worte bringen Sie schneller zum Ziel. Und zum Geschäftsabschluss.»

Das Ganze hat neben Verständlichkeit noch weitere Vorteile: Wer sich kurz hält, wirkt dem Data Overload entgegen. Etwas, das Stakeholder laut CCR-Studie verpönen und paradoxerweise sogar als nachteilig für Transparenz und Vertrauen einstufen. Zu dick auftragen führt wohl nicht weit. Und absolute Klarheit fördert im besten Fall sogar das Geschäft. Denn weniger Rückfragen bedeuten schnellere Ergebnisse – egal ob beim Vertragsabschluss oder beim Aktienkauf.

Trotzdem reichen Zeit und Interesse nicht immer aus für das Brüten am Text. Darum gibt es Schreibexpertinnen und -experten, die genau dabei helfen. Bei uns heissen sie Plain-Language-Profis und machen Sie direkt für alle verständlich. Manchmal kann es so einfach sein.

Titelbild via Envato